Les formalités obligatoires lors de l’embauche d’un salarié : Guide pratique
- 11 févr.
- 3 min de lecture
Recruter un salarié constitue une étape stratégique dans la vie d’une entreprise. Mais au-delà du choix du candidat, l’employeur est tenu de respecter un ensemble de formalités administratives strictement encadrées par le Code du travail.
Que vous recrutiez en CDI, CDD, alternance ou temps partiel, ces obligations s’imposent quelle que soit la taille de votre structure. Une omission peut entraîner des sanctions financières, voire un risque de requalification ou de travail dissimulé.
5 étapes incontournables pour sécuriser juridiquement l’embauche d’un salarié.
1.Déclarer l’embauche : la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)
La première formalité est la DPAE, à transmettre à l’URSSAF (ou à la MSA pour le secteur agricole) au plus tard dans les 8 jours précédant l’embauche (article L1221-10 du Code du travail).
À quoi sert la DPAE ?
Elle permet notamment :
L’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale si nécessaire
L’affiliation à l’assurance chômage
L’adhésion à un service de santé au travail
La déclaration de première embauche dans l’établissement
Elle protège également l’employeur en cas d’accident du travail.
Sanction : En l’absence de DPAE :1 056 € d’amende par salarié concerné (montant forfaitaire URSSAF).
💡 À noter : les entreprises utilisant le TESE ou le TESA sont dispensées de cette formalité.
2.Remettre un contrat de travail conforme
Le contrat de travail formalise la relation contractuelle.
Même lorsqu’il n’est pas obligatoirement écrit (CDI à temps plein), il est fortement recommandé pour sécuriser la relation.
Mentions essentielles :
Identité des parties
Intitulé du poste et missions
Durée du travail
Rémunération
Convention collective applicable
Durée et conditions de la période d’essai
Pour les CDD, le contrat écrit est obligatoire (articles L1242-12 et suivants).
Conseil pratique : vérifiez systématiquement les dispositions spécifiques prévues par votre convention collective.
3.Organiser la Visite d’Information et de Prévention (VIP)
La VIP doit être organisée dans les 3 mois suivant la prise de poste (article R4624-10 du Code du travail).
Elle vise à :
Informer le salarié sur les risques liés à son poste
Vérifier son aptitude
Le sensibiliser à la prévention
Pour certains postes à risques (exposition à des agents chimiques, travail en hauteur, etc.), un examen médical d’aptitude est obligatoire avant l’embauche.
Ensuite, un suivi est organisé au minimum tous les 5 ans (fréquence réduite pour certaines catégories).
4.Affilier le salarié aux organismes obligatoires
✔ Retraite complémentaire
Tout salarié doit être affilié au régime AGIRC-ARRCO via la DSN.
✔ Mutuelle obligatoire
Depuis le 1er janvier 2016 (loi de sécurisation de l’emploi), l’employeur doit proposer une complémentaire santé collective financée au minimum à 50 %.
✔ Prévoyance
Obligatoire pour les cadres (accord national du 17 novembre 2017)
Pour les non-cadres : obligation si prévue par la convention collective
Pensez à remettre une notice d’information au salarié et à gérer les éventuelles dispenses d’adhésion.
5.Inscrire le salarié au registre unique du personnel
Obligatoire dès la première embauche (article L1221-13 du Code du travail), le registre unique du personnel doit être tenu à jour.
Mentions obligatoires :
Nom, prénom, nationalité
Date de naissance et sexe
Emploi et qualification
Dates d’entrée et de sortie
Type de contrat
Mentions spécifiques pour stagiaires et travailleurs étrangers.
Les informations doivent être conservées 5 ans après le départ du salarié.
Sanction
En cas d’absence ou d’erreur : 750 € d’amende par salarié concerné.
À retenir
✔ La DPAE est obligatoire avant toute prise de poste ;
✔ Le contrat écrit sécurise l’employeur et le salarié ;
✔ La VIP relève de l’obligation de sécurité de l’employeur ;
✔ Mutuelle et retraite complémentaire sont obligatoires ;
✔ Le registre du personnel est un document contrôlable à tout moment.
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