Obligation d’utiliser une caisse certifiée : On fait le point

Depuis 2025, les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent des paiements de clients particuliers via un logiciel ou un système de caisse doivent impérativement utiliser un outil certifié. Cela vise à garantir la fiabilité, l'intégrité et la traçabilité des transactions enregistrées.

Qui est concerné ?

• Toute entreprise réalisant des ventes à des particuliers (non-assujettis à la TVA) ;

• Y compris celles qui ont à la fois des clients professionnels et particuliers ;

• Exceptions : entreprises sous franchise en base de TVA, celles avec uniquement des clients professionnels, ou des entreprises étrangères non établies en France.

Quels logiciels sont concernés ?

• Tous les systèmes avec une fonctionnalité de caisse, y compris les logiciels de facturation ou multi-fonctions utilisés pour suivre les règlements ;

• Exclusions temporaires : paiements traités directement par des banques européennes ou établissements de crédit (sous conditions).

Quelles données doivent être sécurisées ?

• Données de vente : date, heure, montant TTC, détails des produits/services, mode de règlement, etc ;

• Données de modification : toute correction doit laisser une trace complète.

Les 4 conditions techniques à respecter :

1. Inaltérabilité : aucune donnée ne doit être modifiable sans trace ;

2. Sécurisation : toutes les données doivent être protégées contre la fraude ;

3. Conservation : les données doivent être enregistrées de manière pérenne et accessibles ;

4. Archivage : les données doivent être figées périodiquement avec preuve de date certaine.

   
   

Justificatif obligatoire :

Depuis le 16 février 2025, seul un certificat délivré par un organisme accrédité est accepté. Les auto-attestations des éditeurs ne sont plus valables.

Un délai est accordé :

• Jusqu’au 31 août 2025 : attestation de l’éditeur encore acceptée ;

• Du 1er septembre 2025 au 28 février 2026 : soit un certificat, soit une preuve de demande de certification ;

• À partir du 1er mars 2026 : certificat obligatoire sans exception.

  
  

Sanctions en cas de non-conformité :

• Amende de 7 500 € par logiciel non conforme ;

• Pas d’amende si régularisation dans un délai de 30 jours ;

• En cas de récidive, nouvelle amende possible après un délai de 60 jours si non-conformité persistante.

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✅ Conseils pratiques :

• Vérifiez dès maintenant si votre solution est certifiée ou en cours de certification.

• Informez votre éditeur : demandez une preuve de certification ou attestations nécessaires.

• Anticipez : à partir de mars 2026, seul le certificat accrédité sera valable.

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