Dirigeants : Attention au remboursement de frais kilométriques non justifiés
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Une nouvelle décision de la cour administrative d'appel de Toulouse vient rappeler une règle que trop de Dirigeants prennent encore à la légère :
Une société ne peut déduire les frais kilométriques remboursés à son dirigeant que si elle peut en justifier précisément le montant, factures à l'appui. Un relevé manuscrit de kilomètres ne suffit pas.
En cas de contrôle fiscal, l'administration réintègre la charge non justifiée dans le résultat imposable de la société, et requalifie souvent la somme en revenu distribué imposable entre les mains du dirigeant.
Une gestion rigoureuse des notes de frais permet d'anticiper ce risque avant qu'il ne se transforme en redressement.
Un redressement qui rappelle une règle trop souvent négligée
Beaucoup de dirigeants et de professions libérales considèrent le remboursement de frais kilométriques comme une formalité annexe, presque automatique dès lors que le barème fiscal est appliqué.
C'est une erreur d'appréciation qui peut coûter cher.
Le principe fiscal est pourtant simple : toute charge déduite du résultat d'une société doit être appuyée de pièces justificatives précises. À défaut, l'administration fiscale peut la réintégrer purement et simplement, avec toutes les conséquences en cascade que cela entraîne.
Une décision de la cour administrative d'appel de Toulouse, (CAA de TOULOUSE - 1ère chambre, 25/06/2026, N° 24TL01397), illustre parfaitement ce risque. Dans cette affaire, une société avait remboursé à ses deux dirigeants associés des indemnités kilométriques au titre de leurs déplacements professionnels, les sommes correspondant exactement au montant enregistré en charges. À l'occasion d'un contrôle de comptabilité, l'administration a constaté que la société ne produisait aucun élément permettant de vérifier la réalité et le montant de ces frais. Les relevés manuscrits de kilomètres et les mentions de participation à divers événements professionnels n'étaient corroborés par aucune facture d'essence, de péage, ni par une identification claire du véhicule utilisé. Faute de justification suffisante, la charge a été réintégrée dans le résultat imposable de l'entreprise.
Une double conséquence, pour la société et pour le dirigeant
La société a versé sur les comptes courants d’associés des sommes en remboursement des indemnités kilométriques, identiques au montant figurant en charges dans la société. Les sommes versées au titre du remboursement de frais kilométriques, faute de justification, ont été requalifiées en revenus distribués imposables entre les mains des dirigeants, en plus de la réintégration côté société. Concrètement, la même somme se retrouve taxée deux fois : une fois au niveau de l'impôt sur les sociétés, une fois au niveau de l'impôt sur le revenu du dirigeant.
Ce que la loi attend réellement d'un justificatif de frais kilométriques
Le barème kilométrique fiscal permet de calculer un montant forfaitaire de remboursement en fonction de la puissance du véhicule et de la distance parcourue à titre professionnel. Mais ce barème ne dispense jamais de justifier la réalité du déplacement.
Concrètement, une entreprise doit être en mesure de présenter, pour chaque trajet professionnel, la date, le motif, le point de départ et d'arrivée, ainsi que le kilométrage parcouru. Ces éléments doivent être corroborés par des pièces tierces : factures de carburant ou de péage, justificatifs de rendez-vous clients, convocations à des événements professionnels, ou tout document permettant de recouper les déclarations du dirigeant.
L'identification précise du véhicule utilisé constitue également un point de vigilance. Un dirigeant qui possède plusieurs véhicules, ou qui change de véhicule en cours d'année, doit pouvoir indiquer lequel a été utilisé pour chaque trajet professionnel. Sans cette identification, l'administration considère que la preuve du déplacement n'est pas rapportée, même si le montant global paraît cohérent avec l'activité de l'entreprise.
Un exemple concret :
Prenons un dirigeant d'une société de conseil basée dans l'agglomération toulousaine, qui multiplie les déplacements chez des clients situés entre Toulouse, Montauban et Albi. S'il se contente de tenir un tableau Excel mentionnant les kilomètres parcourus sans y adosser la moindre pièce justificative externe, l'ensemble du remboursement annuel, qui peut atteindre plusieurs milliers d'euros, est exposé à une réintégration intégrale en cas de contrôle.
À l'inverse, un Dirigeant qui conserve systématiquement ses justificatifs de rendez-vous, ses tickets de péage et une carte grise à jour sécurise durablement cette charge.
Digitalisez le suivi des frais pour sécuriser la déduction
Nous recommandons systématiquement aux Dirigeants de mettre en place un carnet de bord numérique, alimenté au fil de l'eau plutôt que reconstitué a posteriori. Les outils de suivi kilométrique automatisés, couplés aux plateformes de gestion comptable modernes que nous déployons pour nos clients, permettent de tracer chaque déplacement professionnel avec une date, un motif et une preuve associée, sans alourdir le quotidien du Dirigeant.
Cette digitalisation du suivi des frais s'inscrit dans une approche plus large de modernisation de la gestion comptable des PME et indépendants, portée par notre cabinet à travers nos offres construites autour de solutions comme Tiime ou Shine notamment. L'objectif n'est pas seulement de répondre à une obligation fiscale ponctuelle, mais de donner au dirigeant une visibilité continue sur ses charges déductibles, en anticipant les points de vigilance avant qu'un contrôle ne les révèle.
Pour sécuriser la gestion comptable de votre entreprise, l'équipe de Groupe T2F Expert-Comptable vous accompagne à Toulouse comme à Paris. Contactez-nous au 05 61 54 39 60.
FAQ : Questions fréquentes
Le barème kilométrique fiscal suffit-il à justifier un remboursement de frais ?
Non. Le barème permet de calculer le montant du remboursement, mais la société doit en plus prouver la réalité de chaque déplacement professionnel à l'aide de pièces tierces, comme des factures ou des justificatifs de rendez-vous.
Que risque une société qui ne peut pas justifier ses frais kilométriques ?
La charge est réintégrée dans le résultat imposable de la société, et les sommes perçues par le dirigeant peuvent être requalifiées en revenus distribués, imposables à l'impôt sur le revenu, avec parfois une majoration pour manquement délibéré.
Comment sécuriser durablement ces remboursements ?
En tenant un registre de déplacements alimenté en temps réel, complété par des justificatifs externes, et en s'appuyant sur l'accompagnement d'un expert-comptable pour structurer ce suivi.
