L'obligation d'utiliser des logiciels de caisse sécurisés

"Toute personne assujettie à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d'un logiciel ou d'un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions de sécurisation des données, attestées soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.

1. Qui est concerné par l’obligation d’utiliser un logiciel/système de caisse sécurisé ?

Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.

En revanche, ne sont pas concernés par cette obligation :

• les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;

• les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels.

2. Est-il obligatoire d’acquérir un logiciel ou un système de caisse sécurisé ?

Le professionnel n’a pas l’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse pour réaliser ses encaissements. Toutefois, dès lors que le professionnel dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse, celui-ci doit satisfaire à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

💡Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement.

3.Quels sont les logiciels concernés ?

L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse.

💡Le logiciel multi-fonctions qui, d’une part, enregistre un paiement et, d’autre part, génère un enregistrement comptable en mode « brouillard », en laissant à l’utilisateur la possibilité d’y apporter des modifications avant intégration définitive dans la comptabilité, est soumis à l’obligation de certification.

4.Quels sont les justificatifs à produire ?

Le respect conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données peut être justifié :

• Soit par un certificat délivré par un organisme accrédité ;

• Soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel ou système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l'administration.

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La LF pour 2026 rétablit la possibilité pour les éditeurs d'auto-certifier au moyen d'une attestation individuelle que le logiciel ou système de caisse qu’ils éditent respecte les quatre conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

L’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose du certificat ou d’une attestation correspondant à la version du logiciel utilisé.

Ce document peut être demandé par l’administration fiscale :

• à l'occasion d'une vérification de comptabilité ;

• lors d'un contrôle inopiné des agents de l'administration fiscale qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.

⚠️ L'absence de certificat ou d’attestation est soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système utilisé et non sécurisé, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours."

Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous encaissez des particuliers via un logiciel, vous devez impérativement vérifier sa conformité dès maintenant.

Un simple contrôle peut révéler l’absence d’attestation adaptée à la version utilisée.

Source : www.infodoc-experts.com - Février 2026 | Droit fiscal