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Comment transmettre vos pièces comptables à votre Expert-Comptable?

Dernière mise à jour : il y a 7 jours

Fini le papier ! Gagnez du temps et consacrez-vous à votre activité.



Vous souhaitez gagner du temps sur les tâches chronophages comme la transmission de vos pièces comptables (justificatifs, factures d'achats et de ventes, ...), vous souhaitez que vos données soient stockées et archivées au sein d'un espace sécurisé accessible depuis n'importe où et n'importe quand? Depuis votre ordinateur, votre téléphone ou une tablette? Vous souhaitez pouvoir consulter votre dernier bilan ou les statuts de votre société à tout moment? Bienvenue chez T2F-Expert-Comptable.


L'innovation et le conseil au service de votre entreprise


Les Cabinets du Groupe T2F, Expertise Comptable à Toulouse et Paris ont franchi une étape cruciale dans la modernisation de leurs services en ouvrant un compte Microsoft SharePoint à leurs clients. Cette initiative innovante vise à simplifier et à améliorer significativement la transmission, le partage et la gestion des données essentielles, allant des documents légaux aux factures, au sein d'une plateforme sécurisée et collaborative.


Dès la signature de la lettre de mission, chaque client peut recevoir ses identifiants pour accéder à l'espace SharePoint de son entreprise.


1) Pourquoi un espace personnel pour son entreprise?


SharePoint offre une solution complète de gestion documentaire qui permet au Groupe T2F et à ses clients de centraliser l'ensemble de leurs documents en un seul endroit.

  • Les documents de travail du cabinet ;

  • Les Fichiers clients ;

  • Les pièces comptables ;

  • Les documents juridiques tels que les statuts de la société ;

  • Les bulletins de paie des salariés ;

  • Etc


Fini les dossiers éparpillés sur différents supports, la plateforme facilite la recherche, la consultation et la mise à jour des documents, assurant ainsi une gestion documentaire plus fluide et efficiente.


2) Comment accéder à ses données ? Comment transmettre ses documents comptables?


Sur la page SharePoint : via la page Microsoft


comment se connecter à SharePoint

Une fois connecté(e) vous avez accès à votre espace client Extranet dans lequel vous retrouverez 4 dossiers principaux et les documents mis à votre disposition par votre Expert-Comptable :


DP : Dossier permanent (Lettre de mission, statuts de la société, contrats, ...) ;

EX : Dossier expertise-comptable (dossiers comptable et fiscal) ;

PA : Tous les documents paie (notamment bulletins de paie, cotisations sociales, ...).


Espace client SharePoint

Vous souhaitez transmettre un document à votre Expert-Comptable? Une facture d'achat ou de vente par exemple? Déposez le via votre espace en cliquant sur le bouton vert en haut à droite.



t2f expert comptable sharepojnt

Déposez votre documents via "déposer un document"


Comment déposer factures comptable sharepoint

ou via "pièces comptables" et "Achats" ou "ventes"


t2f expert comptable toulouse paris

Une fois votre facture d'achat ou de vente déposée, elle est analysée et traitée par notre logiciel PIA (PIA : Plateforme d'Intelligence Augmentée).


Comment fonctionne PIA?


🚀 PIA permet de traiter et d'exploiter automatiquement les informations contenues dans des documents (génération automatique d'écritures à partir de factures de vente, d'achat, d'avoirs, de relevés de factures, mise à jour de l'identification d'un dossier à partir d'un KBIS, etc.) déposés par le client, sous différents formats (scannées, photos, PDF, etc.).


Différentes étapes de traitements :


  • 1ère étape, les documents sont collectés

  • 2ème étape, le document est analysé pour en déterminer le type (facture, emprunt, KBIS, relevé bancaire, etc.) et les différentes informations qu'il contient sont recherchées.


Dès qu'elle est traitée, elle est déplacée dans le dossier "traités". Vous pouvez d'ailleurs retrouver toutes les archives des documents déposés


cegid loop pia

  • 3ème étape, les métadonnées récoltées sont extraites puis exploitées (génération d'écritures, récupération des informations d'identification, etc.).

  • 4ème et dernière étape, les documents sont archivés dans la GED (Gestion électronique des documents).


3) Existe-t-il d'autres moyens que de passer par mon navigateur Internet et de me connecter sur SharePoint?


Vous voulez gagnez du temps? Il existe différents moyens d'accéder à vos données et déposer vos documents, où que vous soyez, et quand vous le souhaitez.


3.1) Via votre explorateur Windows :


Il faut pour cela paramétrer la synchronisation des données entre votre espace SharePoint et votre explorateur Windows sur votre ordinateur. Comment synchroniser vos données et faire apparaitre votre espace dans votre explorateur?


Accédez à votre espace SharePoint via la procédure décrite précédemment au point 2)


Une fois sur votre espace SharePoint, cliquez sur "Synchroniser" comme ci-dessous :


comment synchroniser dossier sharePoint

Votre extranet apparait aussitôt dans votre explorateur Windows.

dossier extranet sharepoint

Vous pouvez vous déconnecter de votre espace SharePoint en ligne sur votre navigateur web. Votre espace SharePoint et votre ordinateurs sont désormais synchronisés ... même après un redémarrage de votre ordinateur.


S'il vous est plus commode de transmettre vos documents par copier/coller ou glisser/déposer via votre explorateur Windows, vous pouvez utiliser cette méthode. Vous retrouverez l'arborescence des dossiers de votre espace SharePoint en ligne. Si vous déposez un document ici, il sera automatiquement transmis, analysé par PIA, et archivé dans votre dossier. Votre Expert-Comptable a accès à tous les documents déposés, quel que soit la manière dont il a été déposé.


3.2) Via votre téléphone ou votre tablette :


Si vous préférez utiliser votre téléphone ou votre tablette il vous est possible de déposer vos documents et d'accéder aux documents de votre entreprise via ce moyen. Il vous est notamment possible de prendre une photo de vos documents. Comme expliqué précédemment, vos documents seront transmis à PIA, analysés, traités, et archivés dans votre espace.


✅ Via l'appli SharePoint :

Installez l'appli SharePoint sur votre téléphone et, une fois vos identifiant et mot de passe saisis, vous accèderez à votre espace et vous retrouverez les mêmes dossiers classés selon la même arborescence logique


✅ Via l'appli One Drive

Installez l'appli One Drive, et, comme avec l'application Sharepoint, retrouvez vos dossiers et documents.


✅ Via l'appli CEGID Loop

Installez l'appli CEGID Loop. Envoyez vos documents archivés ou photographiés. CEGID Loop les transmets à PIA qui va analyser, traiter, et archiver dans votre espace.


CEGID LOOP

3.3) Par email


Un email unique destinataire est attribué à votre entreprise, de la forme :



Transmettez-nous vos factures (achats / ventes) par email, en un ou plusieurs envois à cet email.


🚀 Nos outils analysent et traitent vos documents en un temps record ...


T2F Expert comptable spécialiste automatisation comptabilité

"Le robot comptable permet de traiter et d’exploiter automatiquement les informations contenues dans des documents (génération automatique d’écritures à partir de factures de vente, d’achat, d’avoirs, de relevés de factures, mise à jour de l’identification d’un dossier à partir d’un KBIS, etc.) déposés par le client, sous différents formats (scannées, photos, PDF, etc.).


Lorsqu’un document est envoyé vers le robot, il passe par différentes étapes de traitements :

  • 1ère étape, les documents transmis dans votre email sont collectés.

  • 2e étape, le document est analysé pour en déterminer le type (facture, emprunt, KBIS, relevé bancaire, etc.) et les différentes informations qu’il contient sont recherchées.

  • 3e étape, les métadonnées récoltées sont extraites puis exploitées (génération d’écritures, récupération des informations d’identification, etc.).


    Les documents illisibles, ou générant des écritures incomplètes doivent être traités par l’utilisateur.


  • 4ème et dernière étape, les documents sont archivés dans la GED*."


*Gestion électronique des documents


4) Quelle utilité d'avoir mes documents archivés sur mon espace SharePoint?


Comme évoqué précédemment, SharePoint offre une solution complète de gestion documentaire qui permet de centraliser l'ensemble de vos documents en un seul endroit, accessible depuis n'importe où, n'importe quand, depuis votre ordinateur ou un appareil mobile.


💡Un exemple : Vous souhaitez partager un document archivé sur votre espace sécurisé (facture, statuts société, contrat, fichier Excel ...), ici les bulletins de paie de votre entreprise de novembre 2024. Rendez-vous le dossier qui contient le document pdf des bulletins, cliquez sur le document, clic droit, puis partager.

comment partager un document sur sharepoint

Il ne vous reste plus qu'à noter le mail du destinataire, ou à copier le lien du document pour le transmettre via une autre messagerie que votre compte Microsoft.


partager document sharepoint

Vous avez des questions? N'hésitez pas à nous contacter pour avoir plus d'informations.


T2F Expert-Comptable, l'innovation et le conseil au service de votre entreprise. A Toulouse et Paris.

🏠 7 boulevard de la Gare - 31500 Toulouse - Tél 05.61.54.39.60

🏠 75 Av. du Dr Calmette, 94290 Villeneuve-le-Roi Tél 01.45.97.43.67

Une question? Un devis? welcome@groupe-t2f.fr





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